Para ayudarle a la migración y volcado de datos desde su actual programa a nuestro programa Bibliotecas XL, dispone de la opción para importar usted los datos, o bien puede delegar dicha opción en los técnicos de IDESOFT para que haga la migración por usted.
Para facilitar el cambio, nuestra aplicación permite importar datos a las siguientes tablas:
Como origen de datos, se utiliza Excel, ya que podemos exportar y llevar cualquier fichero o base de datos a Excel. La estructura es indiferente, ya que durante el proceso de importación se relacionan los campos de origen (columnas) con los equivalentes en nuestra aplicación.
Requisitos
Es necesario tener la versión profesional o élite+. Usando el demo de prueba, se permite continuar hasta el paso 5 para ver todo el proceso, pero no podrá volcar los datos.
Antes de realizar la importación, es recomendable preparar el excel teniendo en cuenta:
- Conozca los campos del programa con sus características desde la opción ver la estructura de la base de datos, para hacer la relación de forma correcta en la importación.
- Los datos deben de estar en la primera hoja del libro, ya que el resto de hojas NO se tienen en cuenta.
- No es necesario disponer en su excel de todos los campos que dispone del programa. Sólo se importarán los que indique en el proceso.
- De importar un campo numérico (de tipo Número), este debe contener sólo números (0-9) y NO puede estar en blanco (valor 0 tampoco).
- Si vamos a relacionar el campo ID (numérico), debemos asegurarnos que sea único y NO se repita.
- Asegúrese de tener el fichero excel no esté en uso y se encuentre cerrado.
- Para hacer la importación en el equipo, podrá requerir tener instalado cualquier versión de Excel activada.
- Fichero excel con formato 97-2003 (extensión .xls). Si dicho fichero NO tiene la extensión .xls, el programa NO lo encontrará. Debemos guardar el archivo como libro de Excel bajo el formato 97-2003, a través de la opción «Guardar como» que Microsoft Excel tiene en el menú archivo.
Pasos a seguir
Vamos a explicar el proceso de importar datos de un Excel con libros al programa.
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Vamos a la opción Importar Datos dentro del menú utilidades.
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A continuación seleccione el fichero Excel con formato 97-2003 (extensión .xls) en su ordenador y pulse Abrir.
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Seleccione la base de datos de destino (en este ejemplo será LIBROS) a la que importar los datos y pulse Aceptar.
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Se mostrarán los datos de su excel, para proceder a relacionar las columnas de la hoja de cálculo y los campos de la base de datos del programa.
Para ello vamos indicando la correspondencia de cada columna con el campo equivalente en nuestro programa.
Si no desea importar una columna, deje el campo equivalente de la base de datos en blanco.
Pulsamos en Aceptar tras realizar la relación de campos a importar.
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El programa le preguntará si desea vaciar la base de datos LIBROS, para evitar duplicidades. Valore y responda a la opción:
- Indique SÍ para vaciar y eliminar todos los datos, en el caso de disponer de información previa o de prueba y no queremos usarla.
- De indicar NO, estos datos que se van a importar se añadirán a los ya existentes (en el caso de que queramos complementar los datos). Si ya tenemos el mismo registro, esta opción ocasionará que se duplique, ya que en ningún momento actualiza valores ya existentes.
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Con ello se iniciará el proceso de importación que no es posible interrumpir hasta su finalización.
RECUERDE: Puede generar automáticamente los campos Registro, Signatura y Unidades Prestables en 1 en la base de datos LIBROS si ejecuta la opción “Generar Tejuelos” del menú Libros (le recomendamos que la ejecute una vez que haya importado los Libros).
IMPORTANTE: Esta opción es para usuarios avanzados del programa. En caso de duda, por favor, consulte con el soporte técnico. En caso de contar con algún problema, revise el solucionador de problemas de importación para obtener ayuda y revisar posibles motivos que impiden realizar la importación.