Procedimientos para la catalogación

Nuestro software bibliotecas xl se adapta a los diferentes criterios y formas de catalogar de su biblioteca, pero antes de comenzar es conveniente decidir un procedimiento que deberá tener en cuenta para la catalogación de recursos

El programa no obliga a seguir ningún modelo o pauta en concreto, pero sí es recomendable establecer un sistema de clasificación bibliográfica y unificar criterios en la catalogación por ejemplo:

Identificación de registros nuevos o duplicados

  1. Único registro: Hay bibliotecas que usan el campo ejemplares para indicar el nº total con la idea de que haya un único registro por ISBN, sin tener en en cuenta otros datos.
    • El ISBN será siempre el elemento de referencia y no necesitará de otra etiqueta para su identificación.
  2. Registros múltiples: Se da de alta cada ejemplar de forma independiente como nuevo registro cada uno, y usar el mismo nº de registro para vincular todos los ejemplares ya sean la misma edición o diferentes, editorial, formato, etc.
    • Para su identificación en la biblioteca, se imprime una etiqueta con un código de barras con el ID único del libro, que el programa genera de forma automática siendo único y que el usuario no puede modificar para evitar posibles errores.

Recuerde que en caso de diferentes ediciones o reimpresiones el ISBN no coincidirá, por ello se usa el nº de registro y la mejor opción es el segundo caso. Ello permite registrar una fecha de alta independiente por libro, procedencia, etc.

Para simplificar la catalogación, el programa integra los ejemplares dentro del registro.

De no comprobar si ya existe el registro previamente al alta, tendrás que depurar luego el catálogo para buscarlos y editar el nº de registro para poner el mismo en todos los libros iguales para su vinculación. Existen informes que pueden ayudar en dicha labor.

Procedimiento de catalogación

Antes de catalogar un libro o recurso, es aconsejable comprobar si éste ya se encuentra en la base de datos de la biblioteca.

  1. Si ya se encuentra catalogado, podemos añadir un nuevo ejemplar en el mismo recurso (único registro), o bien duplicar el registro para dar de alta cada ejemplar de forma independiente. Usando la opción duplicar directamente desde el browse usará el mismo nº de registro para vincular todos los ejemplares. Gracias a ello, sólo será necesario cambiar campos como fecha de alta, procedencia, precio, etc.
  2. De no estar catalogado, procederemos a su catalogación. Recuerda que hay diferentes formas de añadir un nuevo registro al programa (con la posibilidad de recuperar los datos desde una base de datos externa). En todas ellas deberá realizar su clasificación:
    1. Nuevo para añadir un registro rellenando todos los datos de forma manual.
    2. Nuevo automático, usando la catalogación automática por isbn.
    3. Nuevo automático desde REBECA o REBIUN para utilizar un registro bibliográfico en formato marc.

Publicaciones en más de una parte física o en varios volúmenes

A la hora de catalogar una obra en varios volúmenes al no disponer de una norma global, se pueden presentar dudas sobre si catalogarlo en un solo registro o en varios. Deberá establecer y seguir siempre las mismas pautas.

  • Cuando se trate de obras homogéneas
  • Existen numerosos volúmenes con materias distintas, realizando un registro individual por cada volumen.

Normas generales para la introducción de datos en el programa

Es recomendable definir previamente una política de ¿Cómo catalogar? en cuanto a la nomenclatura:

Acentos

Seguir en todo momento las normas de ortografía acentuando las palabras que lo necesiten, aunque no aparecieran así en el libro y sean minúsculas o mayúsculas

Uso de mayúsculas y minúsculas

Seguiremos siempre las normas ortográficas de la lengua en la que se encuentre escrito el documento que estamos catalogando. En caso de nombres propios, ciudades, países o primera palabra utilizaremos siempre mayúscula inicial.

Puntuación
Siglas
Abreviaturas
Caracteres que no se alfabetizan

Hay que tener en cuenta que el programa distingue MAYÚSCULAS, minúsculas y acentos. Así, si el título de un libro es «Guía de Redes», no podrá ser buscado en la aplicación como «GUIA DE REDES» salvo desde el OPAC web que sí se puede para facilitar la búsqueda a los usuarios finales.