Primeros pasos

Bibliotecas XL es un software caracterizado por su facilidad de uso. Para poder empezar a trabajar con el programa, es necesario seguir estos pasos tras su instalación:

Para adaptarse a sus necesidades, nuestro programa dispone de múltiples configuraciones, adaptaciones y personalizaciones

Revise los siguientes pasos o bien contáctenos para ampliar información

En caso de instalar la versión DEMO gratuita de prueba de nuestro programa para gestionar bibliotecas, dispone de unos datos genéricos de pruebas.

De cara al proceso de catalogación y trabajar en real con sus datos, puede borrarlos desde la opción «Borrar las Bases de Datos libros» del menú utilidades y comenzar a catalogar sus libros.

Para realizar una importación de datos en el caso de contar con un catálogo informatizado previo, es necesario disponer de la versión profesional o superior.

Una vez concluidos estos pasos, ya podemos realizar el resto de opciones.

IMPORTANTE: Hay que tener en cuenta que el programa distingue MAYÚSCULAS, minúsculas y acentos. Así, si el título de un libro es «Guía de Redes», no podrá ser buscado como «GUIA DE REDES» salvo desde el OPAC web que sí se puede para facilitar la búsqueda a los usuarios.

Es necesario establecer una política de nomenclatura. Ello se explica en la página procedimientos para la catalogación de recursos con nuestro software que es interesante revises.

Véase también

Catalogación Catalogación automatizada libros catalogar libros biblioteca Primeros pasos REBECA REBIUN

Nuestro software bibliotecas xl se adapta a los diferentes criterios y formas de catalogar de su biblioteca, pero antes de comenzar es conveniente decidir un procedimiento que deberá tener en cuenta para la catalogación de recursos

La Catalogación es el proceso por el que se reúnen, siguiendo unas determinadas reglas, los datos técnicos (metadatos como autor, título, isbn, editorial, etc.) de un documento a un soporte documental informatizado (registros bibliográficos). Ello dará como resultado su catálogo de biblioteca.

El programa no obliga a seguir ningún modelo o pauta en concreto, pero sí es recomendable establecer un sistema de clasificación bibliográfica y unificar criterios en la catalogación por ejemplo:

Identificación de registros nuevos o duplicados

1. Único registro: Hay bibliotecas que usan el campo «Ejemplares» de la ficha del libro para indicar el nº total con la idea de que haya un único registro por ISBN, sin tener en en cuenta otros datos.
   • El ISBN será siempre el elemento de referencia y no necesitará de otra etiqueta para su identificación.
2. Registros múltiples: Se da de alta cada ejemplar de forma independiente como nuevo registro cada uno, y usar el mismo nº de registro para vincular todos los ejemplares ya sean la misma edición o diferentes, editorial, formato, etc.
   • Para su identificación en la biblioteca, se imprime una etiqueta con un código de barras con el ID único del libro, que el programa genera de forma automática siendo único y que el usuario no puede modificar para evitar posibles errores.

Recuerde que en caso de diferentes ediciones o reimpresiones el ISBN no coincidirá, por ello se usa el nº de registro y la mejor opción es el segundo caso. Ello permite registrar una fecha de alta independiente por libro, procedencia, etc.

Para simplificar la catalogación, el programa integra los ejemplares dentro del registro.

De no comprobar si ya existe el registro previamente al alta, tendrás que depurar luego el catálogo para buscarlos y editar el nº de registro para poner el mismo en todos los libros iguales para su vinculación. Existen informes que pueden ayudar en dicha labor.

Procedimiento de catalogación

Antes de catalogar un libro o recurso, es aconsejable comprobar si éste ya se encuentra en la base de datos de la biblioteca.

1. Si ya se encuentra catalogado, podemos añadir un nuevo ejemplar en el mismo recurso (único registro), o bien duplicar el registro para dar de alta cada ejemplar de forma independiente. Usando la opción duplicar directamente desde el browse usará el mismo nº de registro para vincular todos los ejemplares. Gracias a ello, sólo será necesario cambiar campos como fecha de alta, procedencia, precio, etc.
2. De no estar catalogado, procederemos a su catalogación. Recuerda que hay diferentes formas de añadir un nuevo registro en la biblioteca (con la posibilidad de recuperar los datos desde una base de datos externa). En todas ellas deberá realizar su clasificación:
   1. Nuevo para añadir un registro rellenando todos los datos de forma manual.
   2. Nuevo automático, usando la catalogación automática por isbn.
   3. Nuevo automático desde REBECA o REBIUN para utilizar un registro bibliográfico en formato marc.

Publicaciones en más de una parte física o en varios volúmenes

A la hora de catalogar una obra en varios volúmenes al no disponer de una norma global, se pueden presentar dudas sobre si catalogarlo en un solo registro o en varios. Deberá establecer y seguir siempre las mismas pautas.

• Cuando se trate de obras homogéneas
• Existen numerosos volúmenes con materias distintas, realizando un registro individual por cada volumen.

Normas generales para la introducción de datos en el programa

Es recomendable definir previamente una política de ¿Cómo catalogar? en cuanto a la nomenclatura:

Acentos

Seguir en todo momento las normas de ortografía acentuando las palabras que lo necesiten, aunque no aparecieran así en el libro y sean minúsculas o mayúsculas

Uso de mayúsculas y minúsculas

Seguiremos siempre las normas ortográficas de la lengua en la que se encuentre escrito el documento que estamos catalogando. En caso de nombres propios, ciudades, países o primera palabra utilizaremos siempre mayúscula inicial.

Puntuación

Siglas

Abreviaturas

Caracteres que no se alfabetizan

Hay que tener en cuenta que el programa distingue MAYÚSCULAS, minúsculas y acentos. Así, si el título de un libro es «Guía de Redes», no podrá ser buscado en la aplicación como «GUIA DE REDES» salvo desde el OPAC web que sí se puede para facilitar la búsqueda a los usuarios finales.

Véase también

Uno de los objetivos que buscan las bibliotecas al utilizar un programa de gestión bibliotecaria, es organizar y hacer accesible el fondo de la biblioteca, permitiendo a los usuarios las búsquedas y recuperación de los libros. Para ello tenemos que realizar un análisis de contenido para su correspondiente clasificación bibliográfica.

De cara a la organización de la biblioteca, conviene diferenciar los conceptos de ordenación y clasificación, ya que en ocasiones se usan indistintamente:

• Clasificar es agrupar los libros y recursos por su contenido (información que contiene) con el objetivo de facilitar su situación y búsqueda.
• Ordenar quiere decir establecer un orden (una secuencia cronológica, alfabética o numérica) dentro de cada grupo y situarlo físicamente en un espacio de la biblioteca.

La clasificación es una técnica documental que adscribe el contenido de un documento, lo más exactamente posible, a una rama del saber, agrupándolo con sus semejantes. Esta labor del bibliotecario permitirá conocer qué obras posee una biblioteca sobre una determinada materia.

La clasificación se expresa mediante símbolos llamados notaciones que representa el nombre de una ciencia o la subdivisión de ella, denominada materias en el programa.

Podemos utilizar dicha clasificación para luego proceder a ordenar los libros en la biblioteca, al integrarse en la signatura para poder agrupar los materiales relacionados y ubicar las obras en los estantes. La clasificación es por tanto anterior a la ordenación.

Un sistema de clasificación bibliográfica es aquel que divide un dominio de la realidad en una serie ordenada de clases y subclases.

Debemos adaptar este sistema de clasificación a nuestras necesidades según la temática de nuestros libros y los usuarios finales.

Ateniendo a las características, un buen sistema clasificatorio debe ser:

1. Sistemático, en el que desplegar temas generales y específicos
2. Exhaustivo, diseñado para abordar todos los conocimientos posibles dentro de cada materia
3. Flexible, que permita la combinación de diferentes ideas y puntos de vista
4. Lógico, que facilite las búsquedas de temas y notaciones al personal de la biblioteca, como a los usuarios finales
5. Explícito y conciso, para expresar contenidos completos con los menos signos posibles
6. Expansivo, preparado para actualizaciones y posibles modificaciones

Corresponde al bibliotecario determinar el sistema de clasificación a utilizar en la biblioteca y en el programa. Podemos seguir uno propio o bien utilizar un sistema para clasificar las materias.

Sistemas de clasificación de materias

Los sistemas de clasificación de bibliotecas agrupan los materiales relacionados. Enumeramos algunos de los sistemas de clasificación de materias, siendo las más usadas las 2 primeras que detallaremos al final.

IBIC

Es un sistema internacional de clasificación de materias estándar y con orientación comercial. Al ser el sistema mayoritario que se utiliza en España, es el que viene cargado por defecto en el programa.

Cuenta con más de 2.600 códigos de materias (en el programa están localizados en temas) agrupados de manera jerárquica en 18 grandes categorías (materias).

Clasificación Decimal Universal

Inspirada en Dewey, la CDU organiza el conocimiento en 10 grandes clases que corresponden a las tablas principales (que en el programa se encuentran bajo las Materias) cada una constituida por un solo número.

Las tablas de números auxiliares son aquellas que pueden ser añadidos a los números principales y a otros números auxiliares. En el programa estas subdivisiones se corresponden a Temas.

En el caso de querer cargar otro sistema de clasificación de materias por defecto diferente a iBIC en el programa, contacte con nosotros.

Véase también

Para automatizar y agilizar el proceso de catalogación de la biblioteca, el programa bibliotecas xl incorpora un módulo de catalogación automatizada de libros o revistas

En la catalogación automatizada se utiliza el ISBN del libro o ISSN de la revista para hacer la búsqueda y se incorpora la información obtenida en la ficha del libro.

Para automatizar más el proceso, recomendamos utilizar cualquier lector de código de barras.

Existen otras fuentes de recursos para la catalogación automatizada que puedes consultarnos en caso de contar con un gran número de libros

Contamos con gran experiencia en la automatización e integración de los procesos

Simulamos un ejemplo para catalogar un libro a través de su ISBN, con los siguientes pasos

Procedimiento a seguir

1. Dentro del programa Bibliotecas XL seleccionamos la opción del menú principal Libros->Nuevo automático o bien la opción Automático dentro del browse Libros
   1. Desde el menú principal

      

   2. Desde el browse libros

      

2. Escaneamos el código de barras del libro pulsando el botón del lector para que los datos se importen al programa de forma automática o bien tecleamos de forma manual el ISBN y pulsamos aceptar

   

3. El programa realizará la consulta y de forma automática los datos disponibles los colocará en la ficha. Simplemente completamos la ficha, realice la clasificación y pulsamos Aceptar para añadir el nuevo registro a la biblioteca

Si la portada del libro está disponible, el programa la descargará de forma automática, estando visible en la pestaña Portadas.

Es imprescindible completar la ficha, para permitir una mejor búsqueda por los usuarios. Para ello completa las materias y submaterias desde la lupa o bien utilizando la función de auto completar para que al ir tecleando las primeras letras, aparezca el nombre completo.

En el campo otros datos en la pestaña Adicionales tienes una recomendación para los temas de la obra. Para una correcta localización en la biblioteca, usa los campos Ubicación y estantería/orden.

Vídeo demostración catalogación automática

Dispone del siguiente vídeo explicativo del proceso de catalogación automática:

Acceda a la página https://bibliotecas.idesoft.com/libros/catalogacion-automatizada/ para verlo. También puede escanear el código qr que contiene el enlace.

Recomendaciones

La signatura se genera de forma masiva cuando imprimimos los tejuelos. Si el libro es sólo para consultar, desactive la casilla Prestable.

En caso de que el libro no figure en la base de datos, puedes utilizar otra fuente para la catalogación automatizada por formato marc de rebeca.

Conviene leer el apartado Procedimientos para la catalogación de documentos que disponemos, así como el capítulo gestión de libros.

Si el libro no dispone de su ISBN en la contraportada, podemos imprimir una etiqueta y de esta forma automatizar luego el proceso de préstamos, evitando tener que hacer el proceso manual.

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FAQ

En el caso que al tratar de usar la opción aparezca este aviso de ATENCIÓN Catalogación 0/0 c_URL_Harbour/02//CI/02, hay que mirar que tenga internet, que su firewall o antivirus no bloquee la conexión de nuestro programa, o que si dispone de una versión descatalogada de Windows como Windows 7, que este tenga compatibilidad con certificados SNI.

También llamados registros bibliográficos. Comprende las herramientas generales para la catalogación de libros y cualquier otro tipo de documento o recurso.

Desde el menú libros disponemos de las opciones de Nuevo, Nuevo automático, Nuevo automático desde REBECA o REBIUN, Borrar, Editar, Consultar, Hojear y Listado General e Informes Avanzados.

Si embargo, si entramos desde el Browse libros dispondremos de más opciones como Duplicar, Buscar, exportar a excel, etc.

Desde el menú libros pulsamos en Hojear o bien en la barra principal, en Libros.

Vamos a comentar las propias de libros, dejando el resto a páginas específicas.

A la hora de introducir un nuevo libro, no es necesario cumplimentar todos los campos en el programa. Así, si lo deseamos, podemos dejar en blanco el campo de tamaño, volúmenes, ubicación, etc.

Ciertamente, cuanto más detalladas sean las fichas, mejor catalogación de los fondos dispondremos y más opciones de búsqueda tendremos. No se olvide de realizar la clasificación bibliográfica y rellenar Materias y Temas. Puede buscarlas pulsando sobre la lupa, o bien ir tecleando y seleccionar la que corresponda.

Dentro de la ficha del libro, existen 6 pestañas, que contienen todos los campos de datos del registro bibliográfico:

Generales

Puede limitar el acceso al registro sólo desde sala, sin posibilidad de préstamo, para ello no debe marcar la casilla Prestable. La Signatura se genera de forma automática antes de su impresión masiva, por lo que no es necesario indicarlo en el proceso de alta.

Puedes modificar el N° de registro para continuar una numeración numérica existente.

Al añadir un nuevo registro, el programa continuará de forma automática dicha numeración.

El apartado formato permite elegir el tipo de documento del registro a catalogar.

Adicionales

En cuanto a la pestaña Adicionales, está destinada a las bibliotecas didácticas (colegios, institutos, academias, bibliotecas municipales, etc). Puede ser de utilidad a la hora de realizar estadísticas mediante campos como fecha de alta, precio, procedencia, fecha de adquisición, etc.

Asimismo bajo la versión Élite+ en dicha pestaña existen hasta cinco Campos a medida habilitados y 5 niveles de audiencia o secciones personalizables, cuyo nombre se puede modificar a través de la Personalización de campos de la Ficha del Libro dentro de la «Configuración del programa» (opción disponible en el menú UTILIDADES).

El campo Orden permite organizar los estantes de libros que tenga la biblioteca.

Para libros electrónicos o recursos digitales, desde el campo e-Book posibilita indicar la ruta al recurso, generalmente en formato pdf. Al final del campo tiene un botón con las acciones del ebook.

Cuando utilizamos la catalogación automática por ISBN, de disponer el sistema dicha portada se cargará por defecto en el programa.

RECUERDE:

Antes de comenzar con la catalogación, revisa el apartado primeros pasos, así como establecer un criterio de catalogación en la biblioteca. Útil de cara a contabilizar los Ejemplares de forma correcta.

Los nombres de los campos de la ficha del libro son, todos ellos, auto explicativos y NO es obligatorio rellenar todos los campos de la ficha. A través de las búsquedas puede buscar un registro por dichos campos.

Accediendo desde el browse libros encontrará más opciones prácticas como duplicar registro, búsquedas avanzadas, etc.

Por otra parte, los listados e informes son ampliamente configurables, pudiendo personalizar según el tipo de versión adquirida en todo momento los campos que serán impresos, tamaños, fuente, etc.

Desde dentro de la ficha podemos imprimir su tejuelo o ficha de forma manual, aunque es conveniente usar las opciones de impresiones masivas o parciales que se explican en el capítulo de Tejuelos.

Cuando un campo se encuentra en gris deshabilitado, es debido a que su versión no incluye dicha opción, requiriendo migrar a una versión superior.

Véase también